Data publikacji: 28 stycznia 2026 Kategoria: Podatki / Nowe Technologie Autor: Zespół DeLegal
Już tylko godziny dzielą największych przedsiębiorców od wejścia w erę obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 01 lutego 2026 r. to data graniczna dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł. Pozostali mają czas do kwietnia, ale nie warto spać spokojnie. Czy Twój dział księgowości wie, co zrobić, gdy system Ministerstwa Finansów odmówi posłuszeństwa?
Jako eksperci DeLegal obserwujemy rynek i widzimy, że mimo długiego okresu przygotowawczego (i licznych przesunięć terminu w latach 2024-2025), wielu przedsiębiorców wciąż traktuje KSeF jako „kolejny program do zainstalowania”. To błąd. KSeF to zmiana filozofii obrotu gospodarczego.
Co się zmienia 1 lutego 2026 r.?
Dla dużych podmiotów faktura papierowa czy PDF wysłany mailem przestaje być dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o VAT (z nielicznymi wyjątkami, np. faktury konsumenckie B2C). Od teraz fakturą jest wyłącznie(!) plik XML przesłany do chmury Ministerstwa Finansów i opatrzony numerem identyfikującym KSeF.
Co to oznacza w praktyce?
– Data wystawienia faktury to data jej przesłania do KSeF.
– Brak numeru KSeF = brak prawa do odliczenia VAT przez kontrahenta.
– Konieczność wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora (poprzez formularz ZAW-FA)
– Konieczność nadawania uprawnień pracownikom (i ich natychmiastowego odbierania po zwolnieniu!).
Największe ryzyko: Awaria i „Tryb Offline”.
Co zrobić, gdy bramka Ministerstwa nie odpowiada? Przepisy przewidują procedurę awaryjną, ale jest ona sformalizowana.
1. Awaria po stronie Ministerstwa:
Komunikaty o niedostępności systemu będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). W tym czasie wystawiasz faktury w formacie zgodnym ze strukturą logiczną (XML), przekazujesz je kontrahentowi w sposób uzgodniony (np. mailowo z kodem QR), a do KSeF musisz je „wypchnąć” w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
2. Awaria po stronie podatnika (brak Internetu, błąd ERP):
Tutaj zasady są podobne, ale masz na to tylko jeden dzień roboczy od usunięcia awarii.
Ważne: To na Tobie spoczywa ciężar dowodu, że faktura została wystawiona w trybie awaryjnym poprawnie. Błędy w strukturze XML mogą kosztować Cię utratę prawa do odliczenia VAT lub sankcje karnoskarbowe.
Czy grożą mi kary?
Choć Ministerstwo zapowiadało „miękki start”, przepisy o karach pieniężnych są bezlitosne. Za niewystawienie faktury w KSeF grozi kara do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Nawet jeśli to tylko błąd techniczny, organ podatkowy ma prawo wszcząć postępowanie.
Jak DeLegal może Ci pomóc?
Wdrożenie KSeF to nie koniec, to początek procesu utrzymaniowego. W Delegal oferujemy:
Audyt procedur awaryjnych: Sprawdzimy, czy Twoi pracownicy wiedzą, co robić, gdy system padnie (a padnie na pewno).
Weryfikację umów z kontrahentami: Ustalimy czy masz odpowiednie zapisy w umowach – klauzule o braku akceptacji faktur bez numeru KSeF?
Nie pozwól, by błąd w pliku XML zablokował płynność finansową Twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dziś.